POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Dernière mise à jour : 19 septembre 2023

1.    CHAMP D’APPLICATION

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») décrit comment Pélican Conseil inc. et ses professionnels (ci-après « Pélican ») collectent, utilisent, divulguent, transfèrent, stockent et traitent vos renseignements personnels dans le cadre de leurs activités.

La Politique vise tous les individus qui utilisent les services de Pélican, qui entrent en contact avec Pélican, y postulent un emploi ou qui participent à un de ses évènements.

La présente Politique ne vise pas vos renseignements professionnels (nom, titre, entreprise, coordonnées professionnelles), sauf en cas de mention à l’effet contraire.

2.    COLLECTE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

2.1.  Renseignements fournis par l’individu

Vous pourriez être appelés à fournir les renseignements personnels suivants, selon le contexte : nom; prénom; titre; adresse postale personnelle; numéro de téléphone personnel; adresse courriel personnelle; date de naissance; numéro d’assurance sociale; numéros de taxe sur les produits et services (TPS) et de taxe de vente du Québec (TVQ) informations de paiement; identifiants et mots de passe; numéro d’assurance collective; numéro d’employé; dossiers fiscaux (feuillets fiscaux, reçus de santé, reçus de frais de garde, reçus de dépenses pour maintien à domicile, T1, TP1, avis de cotisations, revenus et dépenses d’immeubles à revenus); les membres de votre famille et personnes liées; curriculum vitae (CV) contenant notamment l’adresse postale, l’expérience professionnelle et la scolarité; lettre d’intention contenant notamment l’adresse postale, l’expérience professionnelle, la scolarité, les intérêts personnels et des opinions.

Ces renseignements personnels sont recueillis par Pélican lorsque :

-       Vous contactez Pélican par téléphone ou par courriel ;

-       Vous contractez ses services ou participez à une de ses activités ;

-       Vous remplissez un formulaire papier ou en ligne pour Pélican ;

-       Vous les lui donnez verbalement, au téléphone, en ligne ou en personne ;

-       Vous les lui donnez par courriel ou par fax ;

-       Vous les lui transmettez en partageant un dossier ou un fichier en ligne (via OneDrive, Google Drive, Dropbox, Box ou autre plateforme similaire) ; et

-       L’une ou l’autre des opérations ci-dessus est effectuée par un de vos représentants (ex. employeur, société liée, personne détenant une procuration, parent ou autre représentant de l’autorité parente, curateur ou tuteur).

2.2.  Renseignements obtenus par d’autres sources

Vos renseignements personnels peuvent également être recueillis par Pélican auprès d’autres sources, comme votre employeur, des partenaires commerciaux, des fournisseurs ou des autorités gouvernementales (ces autres sources étant des « tiers »). Ces tiers peuvent partager des renseignements personnels sur vous comme vos : nom; prénom; numéro de téléphone; adresse courriel; employeur (à moins que ce ne soit fourni dans un contexte professionnel); dossiers fiscaux (feuillets fiscaux, reçus de santé, reçus de frais de garde, reçus de dépenses pour maintien à domicile, T1, TP1, avis de cotisations, revenus et dépenses d’immeubles à revenus); numéro d’avis de cotisation; les membres de votre famille et personnes liées.

De plus, lorsque vous appliquez à un emploi chez Pélican via Indeed ou toute autre plateforme de recrutement en ligne, vous devrez fournir les renseignements personnels additionnels suivants, qui seront par la suite partagés avec Pélican :

-       Un curriculum vitae (qui peut inclure l’adresse postale, l’expérience professionnelle, la scolarité et autres renseignements personnels) ;

-       Une lettre d’intention (qui peut inclure l’adresse postale, l’expérience professionnelle, la scolarité, les intérêts personnels, les opinions et autres renseignements personnels) ; et

-       Toute autre information requise par la plateforme au moment de votre application, comme des informations concernant vos préférences en matière de conditions d’emploi, vos expériences passées, ainsi que certains tests d’aptitudes de base.

Pélican prend des précautions afin que le tiers ne lui partage vos renseignements personnels que s’il a préalablement reçu votre consentement.

3.    UTILISATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Pélican ne collecte que les renseignements personnels nécessaires afin de :

-       Vous fournir ses services directement ou via votre employeur ou une autre société ou personne avec laquelle vous êtes impliqué (ce qui inclut, par exemple, d’effectuer votre paye à titre d’employé) et les améliorer ;

-       Recruter de nouveaux employés parmi les candidatures reçues ;

-       Vous informer de nouvelles, mises à jour et offres concernant les services de Pélican, dans la mesure où vous avez consenti à ces communications ;

-       Offrir un service à la clientèle et un support de qualité ;

-       Communiquer avec vous, tel que vous avez préalablement consenti, en vue d’une activité ou d’un évènement, ou tel qu’autorisé dans une entente entre Pélican et vous ;

-       Conformément à toute entente contractuelle entre Pélican et vous, le cas échéant ;

-       Coopérer dans le cadre d’une enquête portant sur une infraction à une loi ou pour assurer la protection ou la défense d’un intérêt juridique ;

-       Se conformer à une ordonnance rendue en bonne et due forme par un tribunal, une assignation à produire des documents ou une enquête des autorités ; et

-       Exercer ses droits et recours en vertu de tout contrat ou autre obligation vous liant à Pélican; et

-       Lorsque permis ou exigé par les lois applicables.

4.    COMMUNICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Pélican ne communiquera des renseignements personnels ou confidentiels à des tiers que dans les cas suivants :

-       Vous avez expressément consenti à ce que Pélican communique vos renseignements personnels à un tiers ;

-       Avec ses fournisseurs de services et autres partenaires, avec lesquels Pélican a conclu un contrat, dans le but de fournir et améliorer ses services. Ils accéderont et traiteront vos renseignements personnels uniquement selon les instructions de Pélican et seront liés par des contrats stricts qui les obligent à protéger vos renseignements personnels en conformité avec la loi ;

-       Avec ses clients en lien avec les services contractés qui vous concernent (tel que le traitement de votre paye lorsque votre employeur sous-traite ces services à Pélican) ;

-       Avec les autorités gouvernementales, dans le cadre des services (tel que le dépôt de déclarations fiscales et la production de formulaires fiscaux) ;

-       Lorsque requis en réponse à une ordonnance rendue en bonne et due forme par un tribunal, à une assignation à produire des documents, à une enquête des autorités, ou lorsque cela est permis ou exigé par les lois applicables ;

-       Pour signaler aux autorités d’application de la loi toute activité que Pélican croit, de bonne foi, être illégale. Pélican peut communiquer certains renseignements personnels lorsqu’elle estime une telle communication raisonnablement nécessaire afin de protéger les droits, les biens et la sécurité de tiers ainsi que ceux de Pélican ou encore pour assurer le respect de vos obligations envers Pélican ; et

-       Lorsque nécessaire à tout successeur des activités de Pélican, que ce soit par fusion, cession d’entreprise ou toute autre opération.

Pélican tient à porter à votre attention que toute entité gouvernementale à qui sont communiqués vos renseignements personnels est assujettie à la Loi sur l’accès à l’information (Québec).

4.1.  Transferts hors-Québec

Pélican utilise l’environnement Google Business, lequel est situé aux États-Unis, et utilise les services d’un employé situé en Bulgarie. Il pourrait ainsi arriver que Pélican transfère vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec vers ces pays. Dans un tel cas, Pélican s’assure que vos renseignements personnels ne sont traités qu’aux fins décrites à la présente Politique et prend des mesures pour s’assurer que vos renseignements personnels sont protégés de manière adéquate à l’étranger.

Advenant le cas où Pélican décide de transférer vos renseignements personnels dans d’autres régions que celles mentionnées ci-haut, Pélican évaluera la sensibilité de vos renseignements personnels transférés, le but de leur utilisation, les mesures de protection qui les encadrent et les lois applicables dans la région où vos renseignements personnels sont transférés. Si l’évaluation de Pélican démontre que vos renseignements personnels seront adéquatement protégés, alors le transfert pourra s’opérer, moyennant une entente écrite à cet effet, qui contient notamment les résultats de l’évaluation de Pélican et les modalités convenues afin de réduire tout risque identifié dans l’évaluation.

5.    PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La sécurité et la protection des renseignements personnels sont importantes pour Pélican. Pélican prend des mesures techniques, organisationnelles et contractuelles raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et l’utilisation abusive, ainsi que contre l’accès, la divulgation, l’altération et la destruction non autorisés. Bien qu'il soit impossible de garantir une protection à 100%, Pélican a adopté des méthodes rigoureuses qui répondent à des normes de sécurité strictes pour assurer la protection de vos renseignements personnels.

Seuls les employés de Pélican qui ont besoin de connaître un de vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions y auront accès. Ces employés sont liés par des obligations de confidentialité strictes et ne peuvent les utiliser que conformément aux principes énoncés dans la présente Politique ainsi qu'à la législation et la réglementation applicables.

De plus, tout tiers à qui Pélican partage vos renseignements personnels doit être lié par des obligations strictes qui l’obligent à protéger vos renseignements personnels.

6.    ACCÈS ET RECTIFICATION AUX RENSEIGNEMENTS

Le présent article 6 s’applique à vos renseignements personnels ainsi qu’à vos renseignements professionnels (nom, titre, entreprise, coordonnées professionnelles).

6.1.  Vos droits

Vous pouvez demander à Pélican :

-       De confirmer l’existence et consulter un renseignement que Pélican détient sur vous ;

-       Une copie de vos renseignements dans un format écrit et intelligible, dans un format technologique structuré et couramment utilisé ;

-       De communiquer vos renseignements à une personne ou un organisme qui est autorisé par la loi à les recevoir ;

-       De corriger ou mettre à jour un de vos renseignements si le renseignement est inexact, incomplet ou porte à confusion, ou alors si la collecte du renseignement, sa communication ou sa conservation par Pélican ne sont pas autorisées par la loi ;

-       D’ajouter des commentaires à votre dossier, notamment afin de consigner par écrit votre refus d’accorder un droit d’accès à votre conjoint ou proche parent advenant votre décès ;

-       De cesser de diffuser votre renseignement ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à votre nom permettant d’accéder à votre renseignement par un moyen technologique, si sa diffusion est illégale ou porte gravement atteinte à votre réputation ou vie privée ; ou

-       De supprimer un de vos renseignements périmé ou non justifié.

6.2.  Traitement des demandes

Toute demande relative aux droits énoncés ci-dessus peut être faite en communiquant avec le Responsable de la protection des renseignements personnels de Pélican :

Steve Fiset
Pélican Conseil inc.
250 av. des Pélicans
Laval (Québec) H7A 3J9

sfiset@pelicanconseil.ca

Des frais raisonnables peuvent être chargés par Pélican pour la transcription, reproduction ou transmission d’un de vos renseignements à votre demande. Pélican vous informera des frais approximatifs à être payés pour ce faire avant de procéder à la communication demandée.

6.3.  Refus des demandes

Pélican peut refuser votre demande pour les raisons suivantes :

-       Pélican a un intérêt sérieux et légitime pour refuser la demande ;

-       Pélican est tenu de conserver vos renseignements en vertu de la loi ;

-       Les renseignements visés sont susceptibles de nuire sérieusement à un tiers ;

-       La loi permet ou exige que Pélican refuse la demande ;

-       La communication dans un format technologique structuré et couramment utilisé soulève des difficultés pratiques sérieuses ;

-       Pélican n’est pas en mesure de vérifier l’identité du demandeur ou sa capacité à être votre représentant ; ou

-       La divulgation du renseignement risquerait d’avoir un effet sur une procédure judiciaire dans laquelle Pélican ou vous avez un intérêt.

6.4.  Réponse et accommodement

Pélican répondra à votre demande par écrit. En cas de refus, Pélican inclura les raisons du refus et les recours qui s’offrent à vous pour contester la décision.

Si vous êtes une personne handicapée, des mesures d’accommodement raisonnables seront prises par Pélican, sur demande, pour vous permettre d’exercer les droits énoncés au présent article 7.

7.    MINEURS

Pélican prend les précautions requises pour se conformer aux lois applicables concernant la vie privée des personnes mineures. Pélican ne recueille pas de renseignements personnels de mineurs sans le consentement vérifié du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, ou selon ce qui est permis par la loi.

8.    CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS

Pélican conserve vos renseignements personnels pour la durée nécessaire au regard des finalités énoncées à la présente Politique, à moins que la loi n’autorise ou n’impose la conservation de vos renseignements pour une période plus longue.

9.    TRAITEMENT DES PLAINTES ET INCIDENTS

Le présent article 9 s’applique à vos renseignements personnels ainsi qu’à vos renseignements professionnels (nom, titre, entreprise, coordonnées professionnelles).

9.1.  Traitement des plaintes

Pour toute plainte concernant vos renseignements personnels ou professionnels, vous pouvez communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels de Pélican :

Steve Fiset
Pélican Conseil inc.
250 av. des Pélicans
Laval (Québec) H7A 3J9

sfiset@pelicanconseil.ca

9.2.  Plan d’intervention

En cas d’incident de confidentialité qui met en péril la sécurité d’un de vos renseignements personnels ou professionnels, Pélican mettra en action son plan d’intervention, selon les étapes suivantes :

1.            Évaluation de l’occurrence ou non d’un incident de confidentialité ;

2.            En cas d’incident de confidentialité confirmé :

a.     Contact des personnes-ressources impliquées dans la gestion de l’incident ;

b.     Mise en place de mesures visant à limiter immédiatement l’atteinte à la vie privée et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se reproduisent ;

c.     Évaluation du risque de préjudice causé par l’incident

                                          i. Si le risque de préjudice est sérieux :

1.     Avis à la Commission d’accès à l’information;

2.     Avis à la personne concernée;

3.     Avis à toute autre personne ou organisme susceptible d’aider à diminuer le risque

d.     Consignation de l’incident dans un registre des incidents concernant les renseignements personnels ;

e.     Adaptation des procédures et politiques au besoin.

10.  MODIFICATION À LA POLITIQUE

Pélican peut mettre à jour la présente Politique afin de refléter l’évolution de ses pratiques, des pratiques de l’industrie ou des exigences des lois applicables. La date de dernière mise à jour de la Politique sera énoncée en entête de celle-ci. Vous êtes invité à consulter régulièrement la Politique afin de rester informé du traitement de vos renseignements personnels.